Cómo ser efectivos en la administración del tiempo de trabajo

10 Julio 2020

Muchas personas terminan su día y dicen: “uff... no hice nada en todo el día” u otros no saben cuándo terminar su jornada porque se sobrecargan de tareas. Por lo mismo, es importante parar y pensar: ¿Cómo organizar mi tiempo, independiente de la modalidad de trabajo? Acá en Pluxee te entregamos algunos consejos que te ayudarán a ser más productivo y a tener una mejor calidad de vida.

Las modalidades de trabajo como el teletrabajo, las jornadas reducidas, los turnos éticos o las reuniones por videollamada se han convertido en la nueva realidad laboral del país y posiblemente, muchas de ellas se mantengan con posterioridad a las medidas sanitarias.

Entrevistamos a la psicóloga ocupacional del Instituto de Seguridad del Trabajo IST, Daniela Ahumada, quien nos entregó recomendaciones para una mejor organización del tiempo, nos explicó los riesgos asociados a la no organización y cómo ser más productivos.

¿Qué te ha tocado ver en pacientes sobre su carga laboral, reuniones, etc.?

Definitivamente, desde abril 2020 a la fecha, en la mutualidad y en mis pacientes particulares, hemos notado un alza en el nivel de ansiedad, asociada a todos estos cambios repentinos que se generaron. Varias personas tuvieron que salir de sus labores por enfermedades crónicas y eso hizo que sus colegas tuvieran que relevarlos y completar el trabajo pendiente, generando una carga laboral mayor.

Tomaron las responsabilidades de las personas que desvincularon o las de los que están enfermos o en cuarentena.

Por otro lado, se produjo un cambio en los hábitos de trabajo. La mayoría tenía un horario bastante establecido, tiempos de almuerzo o manejaba horarios de movilización. Pero al estar todos los días en casa, muchos no tenían un espacio para trabajar, ni un orden de los tiempos.

Ven sus temas familiares y domésticos entre sus labores, toman desayuno o almuerzan aprovechando al máximo el tiempo frente al computador. Es como poner en un mismo lugar todo, el trabajo, la familia, la crianza y las cosas personales, generando en el corto plazo, problemas en su salud y agotamiento físico.

Tenemos una sobrecarga laboral y además no existía una organización del trabajo, que, al estar en la casa, puede ser igual o peor. Eso se traduce en estrés laboral o como se le conoce, "burnout".

Además, la diferencia del teletrabajo con el trabajo presencial es que en este último ven donde se encuentra la persona, entonces, a distancia, se exacerba el demostrar un cumplimiento, que los demás vean que se está trabajando.

¿Cuáles son tus principales recomendaciones respecto a la organización del tiempo tomando en cuenta el factor encierro / teletrabajo?

Las personas que están en la modalidad de "turnos éticos" han tenido que hacer la misma cantidad de trabajo en menos tiempo y se han llevado labores para la casa. En ese caso, tienen que reorganizar sus tiempos para ser más eficaces. Por el lado del teletrabajo que es un nuevo sistema. Al estar en la casa y más cómodo, las personas se relajan más y puede significar rendir menos, además de no estar en contacto con los colaboradores de los equipos.

¿Cómo organizar el tiempo?

Tener una agenda, una libreta física o digital que dé alertas. Lo importante es no llenarla de tareas, sino que cada día al finalizar, dejar por escrito el trabajo para el otro día, priorizar tareas y dejar apartado el tiempo para por ejemplo, cocinar o atender a los hijos. Me ha pasado con pacientes que se equivocan enviando documentos o problemas de escritura por distracción, porque manejan mucha información y quieren cumplir con todo", señala.

Hay que tener este soporte para plasmar las tareas a través de prioridades y así se hace una descarga de mi memoria. Mis pacientes dicen que “han perdido la memoria”, pero no, lo que pasa es que tienen demasiada información en su cabeza y todo lo consideran como prioridad.

Lo otro importante es que los que están en teletrabajo hablen con su familia y se organicen, ya que no estarán disponibles todo el tiempo para atender cosas domésticas. Se debe hablar con los hijos, ellos entienden cuando se les explica lo que estamos viviendo.

¿Qué otras recomendaciones podrías entregar sobre lo que has visto respecto a estas nuevas modalidades de trabajo?

Daniela recomienda:

Separar el trabajo de lo doméstico. Cumplimos roles: de trabajador, padres, esposos o hijos. Tenemos que saber distribuir los tiempos en todos estos aspectos y no enfocarnos en uno solo.
No hacer todo al mismo tiempo, como, por ejemplo, contestar el teléfono y responder un email.
Saber en qué momento del día uno se siente con más ánimo y ahí hacer la tarea más difícil.
Utilizar la técnica “pomodoro”. Generar bloques de atención de 25 minutos para solo una tarea. Parar, descansar 5 minutos y moverse del lugar de trabajo. Volver a otro bloque y así por 4 ciclos. Luego de esos ciclos, se descansan 20 minutos o más.
Administrar la energía. Hay personas que ponen toda su energía en el trabajo y después quedan agotados para sus otras responsabilidades.
Hacer deporte, meditación, respaldarse por sus creencias para sentirse más libres.
Que los trabajadores conozcan las implicancias de lo que están haciendo, es decir, los riesgos asociados a la naturaleza del trabajo (Ej.: áreas de salud, finanzas, transportes, etc.)
Estructurar nuevos hábitos de alimentación, una nueva organización del día o, incluso, de sueño. Programarse, pero también animarse. Disfrutar del proceso, las personas se agobian “antes de”. Tener una iniciativa de cambio.
Tener higiene del sueño, es decir, dormir lo suficiente que se recomienda (7 a 8 horas) y despegarse de la pantalla del teléfono móvil y del correo electrónico. Leer, hacer meditación, hablar con la familia antes de dormir.