¿Estás usando los KPI adecuados para medir rendimiento?

Los KPI ayudan a tu empresa a visualizar las metas estratégicas del negocio y si están siendo alcanzadas por un proceso, área o equipo de trabajo. Sin embargo, podrías no tener claro si tus KPI son los adecuados, o si miden correctamente lo que necesita saber tu negocio.

Entonces... muchas veces tienes la claridad de que quieres incorporar nuevas métricas o cambiar algunos indicadores, pero no sabes por dónde empezar. Acá en Pluxee te daremos un par de consejos para fijar y modificar bien los KPI’s de tu equipo. 

Primero que todo, y antes de tomar cualquier decisión apurada, te recomendamos revisar bien qué KPI ocupa tu compañía actualmente.

Un buen ejercicio es que hagas una lista de todos los indicadores en uso en base a los objetivos de la empresa.

Para ordenarte mejor, separa los objetivos y KPI en cuatro importantes ámbitos, siguiendo el formato de Balance Scorecard o cuadro de mando integral.

• Finanzas: todo lo que comprenda la gestión de los recursos y presupuestos del negocio.
• Relaciones comerciales: todo lo relacionado a ventas y relación con clientes pre y post venta.
• Recursos Humanos: desempeño y rendimiento de los trabajadores.
• Procesos internos: todos los mecanismos, protocolos y procedimientos usados para producir.

Un balance scorecard con los objetivos y KPI alineados según ámbito del negocio se visualiza así:

Con este cuadro comparativo en mano, te será más fácil observar qué KPI aplicas para cada objetivo.

Es muy probable que tu negocio ya esté utilizando algunos de los KPI más comunes que toda empresa o gerencia aplica en algún momento de su desarrollo, según el consultor estadounidense Bernard Marr, autor del libro Key Performance Indicators: The 75 Measures Every Manager Needs To Know.

De acuerdo con Marr, estos son (separados por ámbito del negocio):

KPI Financieros

Son quizás los KPI más utilizados y difundidos para medir la salud financiera del negocio.

• Beneficio neto / Utilidad neta
• Margen de beneficio neto / Margen de utilidad neta
• Margen de beneficio bruto / Margen de utilidad bruta
• Margen de beneficio operativo / Margen de utilidad operativa
• EBITDA
• Tasa de crecimiento de los ingresos
• Ciclo de conversión de efectivo (CCC)

KPI Comerciales

En este ámbito, la atención debe estar en evaluar las relaciones entre vendedores y clientes y los resultados alcanzados.

• Net promoter score (o NPS, que mide la lealtad del cliente)
• Rentabilidad del cliente (CPS en inglés)
• Tasa de retención de clientes
• Tasa de conversión de clientes prospectos
• Participación relativa de mercado

KPI de Procesos Internos

Aquí el foco debe estar en cuán eficiente es la aplicación de estos procesos para las operaciones del negocio.

• Tasa de uso de capacidad (CUR)
• Plazos de entrega de proyectos (PSV)
• Costos de proyectos (PCV)
• Valor ganado de proyectos en marcha (EV)
• Ciclo de orden de cumplimiento (OFCT)
• Entrega de órdenes a tiempo (DIFOT)
• Índice de calidad (QI)
• Nivel de tiempo de inactividad (PDL)

KPI de Recursos Humanos o gestión de capital humano

En este ámbito, los indicadores se enfocarán en medir el nivel de desempeño y satisfacción de los colaboradores.

• Probabilidad de recomendación del trabajador
• Nivel de compromiso de los colaboradores
• Tasa de ausentismo
• Valor agregado del capital humano (AAVC)
• Evaluación de desempeño desde y por colaboradores
• Tasa de retención 

Al comparar los KPI por objetivo y ámbito, podrás saber si estás midiendo lo que necesitas evaluar, o bien si tus áreas y colaboradores están logrando o no los objetivos de la empresa.

¿Cómo saber si los KPI del negocio son los adecuados?

Si necesitas confirmar que tus indicadores clave de rendimiento son los correctos, la escuela de negocios española ENAE recomienda sacar provecho de los beneficios de la metodología SMART (por su acrónimo en inglés), la misma que utilizan empresas para definir sus objetivos estratégicos.

En esta ocasión, no obstante, medirás efectividad y eficiencia de los KPI en base a los siguientes criterios:

• Específicos (Specific)
• Medibles (Measurable)
• Alcanzables (Achievable)
• Relevantes (Relevant)
• Temporales (Timely) 

Ahora bien, ten en consideración que no todos los KPI funcionan para todos los negocios.

Factores como el tipo de industria, temporalidad, demanda y características del producto o servicio, cantidad de trabajadores, o si la empresa tiene o no políticas de gestión de capital humano, influirán en los resultados de tus KPI.

Conclusión

Independientemente de los KPI que ocupe tu empresa para medir productividad o desempeño, siempre asegúrate de que las evaluaciones cuenten con datos claros y actualizados. ¡Recuerda que medir es importante y que los resultados siempre serán un buen insumo para tu compañía!

La clave para que tus métricas funcionen no es usar las mismas que utiliza la competencia, o la que esté “de moda”, sino adecuar los objetivos a lo que requiere la empresa y a su cultura organizacional.

Por ende, si realmente quieres sacar valor de las evaluaciones que hacen tus KPI, aplica aquellos indicadores que hacen sentido a tu negocio, y que te entreguen información valiosa para crecer.