Consejos para una comunicación efectiva en el teletrabajo

El trabajo a distancia se ha convertido en el nuevo estándar de operar de muchas organizaciones. Y a estas alturas, no sorprende para nadie saber que las empresas chilenas no estaban preparadas para implementar la jornada laboral fuera de la oficina.

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Esta es una modalidad para la cual se necesita tiempo para adaptarse, pero debido a la contingencia provocada por la pandemia, no se pudo destinar un periodo apropiado para preparar a los colaboradores para este nuevo escenario. 

En consecuencia —y sumado al estrés por la situación actual a nivel mundial—, estos son algunos de los retos más comunes de los trabajadores remotos en Chile:

• Necesidad de desconectarse del trabajo
• Lidiar con la sensación de aislamiento
• Mantener la motivación
• Evitar las distracciones de la casa y las redes sociales
• Dificultades para comunicarse de forma efectiva

A continuación, profundizaremos en el último punto.

¿Cuáles son las claves para mantener la comunicación fluida con los equipos remotos y lograr que sea efectiva?

La comunicación es clave para el teletrabajo. De hecho, la mayoría de los problemas dentro de una empresa son consecuencia de una mala comunicación. Esta situación puede aumentar cuando se trabaja de forma remota porque, a pesar de los canales y tecnologías actuales, existe una brecha de comunicación entre el personal y las jefaturas.

Estar cerca del equipo

Por ejemplo, uno de los problemas es que los empleados no saben cuáles son sus metas o resultados a alcanzar. Según Forbes, esto aumenta hasta en un 40% la probabilidad de cometer errores, lo que reduce la motivación y productividad de los trabajadores. En consecuencia, los altos cargos comienzan a ver demoras en los procesos, bajos resultados e insatisfacción por parte del personal y también de los clientes.

Para enfrentar este punto, es importante estar cerca de tus colaboradores. Corren tiempos de mucha incertidumbre y es posible que ellos se sienten abrumados frente a las medidas impuestas por la crisis sanitaria actual o los vaivenes de la economía.

Es necesario mostrarse como un líder cercano y abierto, hablarles con transparencia sobre los retos que enfrenta la empresa y de lo que se espera de cada uno.

Pregúntales cómo se sienten trabajando de forma remota y preocúpate de brindar feedback constante.

Una solución es realizar videollamadas grupales en las que  se hable solamente de la situación actual del equipo remoto y de cada uno de sus integrantes, de cómo se siente cada uno y cómo puede mejorar la relación que tienen para mejorar la comunicación.

Evita generalizar

La relación de las personas con la tecnología depende, en la mayoría de los casos, de su edad.

Por ejemplo, así como hay personas a las que les molesta que le hablen a cualquier hora por WhatsApp, hay otras que prefieren este canal de comunicación. Es importante llegar a consensos sobre el flujo de trabajo y los canales de comunicación que se van a utilizar, respetando su respetar su tiempo libre y preferencias.

Dales independencia a los trabajadores

En el teletrabajo no hay lugar para el micromanagement y se debe avanzar hacia una gestión de resultados. Para eso es fundamental apoyarse en la tecnología, lo que permite ahorrar tiempo y centrarse en el cumplimiento del desempeño en función de los resultados.

Centraliza la forma de comunicar los objetivos y establece plazos de entrega

Al partir un nuevo proyecto el equipo se debe reunir para hablar sobre el resultado final que se quiere alcanzar. Esto permite que todos estén al día sobre los procesos necesarios para lograr esa meta.

Hay muchas herramientas de comunicación y softwares de gestión de proyectos que funcionan muy bien para centralizar las actividades. Si bien la comunicación verbal sigue siendo importante, el hecho de tener un sistema en línea facilita al equipo tener un punto de referencia cuando necesitan repasar detalles.

Explica de forma clara los procesos de colaboración

Si los trabajadores no reciben orientación, se van adaptar a la nueva situación a su manera, por lo tanto, es importante optimizar los procesos de forma que se adapten al nuevo entorno digital de forma adecuada.

Evita la sobrecarga de correos

La sobrecarga de mensajes y correos electrónicos pueden llegar a sobrepasar a tu colaborador y marearlo en un océano de información.

A veces es completamente innecesario mandarle un correo o un WhatsApp a un trabajador para darle una instrucción. Es mejor contar con organigramas y presentaciones para resumir todas las variables de un proyecto. (además, es importante recordar que no mandar mensajes fuera del horario laboral, en la medida de lo posible)

Agenda reuniones diarias o semanales

Al trabajar de forma remota es muy fácil perder la pista de lo que está haciendo el resto del equipo. Una sugerencia es tener reuniones breves para mantener a los miembros del equipo actualizados y presentar un resumen de las tareas que se van a desarrollar a continuación, o bien para detectar posibles obstáculos y conversarlos en grupo para encontrar una solución. Lo importante es aprovechar la conexión a Internet con reuniones productivas, pero breves.

En resumen, el teletrabajo llegó para quedarse y esta es la nueva realidad de muchas empresa. Por ende, desde ya, hay que ponerse en los zapatos de los colaboradores para que la comunicación en el trabajo remoto cumpla su objetivo y no signifique el agotamiento mental del equipo.