Cómo ser directo en el trabajo sin herir sensibilidades

Según un estudio de Harvard Business Review, el 57% de los empleados prefieren una comunicación clara y directa, incluso si la retroalimentación es negativa, pero del dicho al hecho hay un largo trecho. Es por esto, que es clave encontrar el equilibrio adecuado en nuestras interacciones diarias. ¿Cómo? a través del fortalecimiento de las habilidades sociales.

Es importante estar alerta, ya que a veces, un comentario inofensivo dicho de una mala manera puede llevar incluso a una renuncia voluntaria o una denuncia por maltrato laboral, por lo que es crucial cuidar las formas en el mundo laboral sin dejar de decir lo que se tiene que decir para mejorar el trabajo.

1. Ser directo no es ser brusco

Primero, es crucial entender la diferencia entre ser directo y ser brusco. La comunicación directa implica expresar claramente lo que se necesita o espera sin ambigüedades, mientras que ser brusco puede parecer insensible. Como indica Susan Scott, autora de "Fierce Conversations", " el objetivo es:

"Decir lo que necesitas decir de manera que la otra persona lo pueda escuchar." 

Esto subraya la necesidad de ser considerado y empático al comunicar directamente.Un ejemplo concreto de una situación laboral puede ilustrar mejor este concepto. Supongamos que un colaborador está constantemente retrasando la entrega de proyectos. Una forma directa pero respetuosa de abordar esto sería: "He notado que las últimas entregas han estado retrasadas. ¿Hay algo específico que te esté impidiendo cumplir con los plazos? Acuérdate que es importante alcanzar los objetivos. Agregar un: ¿Cómo puedo ayudarte a mejorar esto?" como aproximación, también ayuda a centrarse en el problema sin atacar al individuo, promoviendo una solución colaborativa.

Por otro lado, una reacción agresiva o hiriente para abordar esa situación sería decirle a ese mismo trabajador o trabajadora: "Me tiene harta tu incompetencia.... sí sigues así de lento te tendré que reemplazar por alguien mejor."

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2. Feedback, Retroalimentación positiva y Comprensión

La data dura respalda la efectividad de la estrategia de la comunicación directa, el feedback y el uso de la empatía a la hora de comunicarse. Un estudio de Gallup encontró que los equipos con altos niveles de claridad en la comunicación son 27% más productivos. Además, la transparencia en las expectativas y la retroalimentación pueden aumentar la confianza dentro del equipo, lo que lleva a un ambiente de trabajo más positivo y eficiente.

Comparando diferentes estilos de comunicación, un informe de McKinsey & Company revela que las empresas con líderes que practican una comunicación abierta y directa tienen un 25% más de probabilidades de superar a sus competidores en términos de rendimiento financiero. Esto sugiere que la claridad y la franqueza no solo mejoran la dinámica del equipo, sino que también pueden tener un impacto significativo en el éxito de las organizaciones.

3. Empatía e inteligencia emocional

Para ser efectivo y respetuoso, es esencial también considerar el contexto y la personalidad de la persona con quien nos estamos comunicando. Según Daniel Goleman, autor de "Emotional Intelligence", ajustar nuestro enfoque basado en la inteligencia emocional puede mejorar significativamente nuestras interacciones. 

Por ejemplo, algunos colaboradores pueden preferir una comunicación más estructurada y privada, mientras que otros pueden responder mejor a una discusión abierta y directa. Otra estrategia útil es el método del "sándwich de feedback," que implica intercalar críticas constructivas entre comentarios positivos. Aunque algunos críticos consideran que este método puede diluir el mensaje, estudios como el publicado en el Journal of Business Communication muestran que puede ser efectivo para suavizar el impacto de la crítica y mantener la moral alta. 

Por ejemplo, podrías decir: "Aprecio mucho tu dedicación al proyecto. Sin embargo, he notado que hay áreas donde podríamos mejorar los tiempos de entrega. Estoy seguro de que, con algunos ajustes, podríamos hacerlo aún mejor."

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Además, establecer un ambiente de confianza y respeto mutuo es fundamental. Según el profesor Paul J. Zak en su libro "Trust Factor," las organizaciones con altos niveles de confianza reportan un 50% más de productividad. Esto significa que los empleados se sienten más seguros para recibir y dar feedback cuando saben que son valorados y respetados.

Finalmente, la práctica hace al maestro. Como con cualquier habilidad, mejorar nuestra capacidad para ser directos sin herir sentimientos requiere práctica y reflexión continua. Pide feedback sobre tu estilo de comunicación y está dispuesto a ajustarlo según sea necesario. 

Según un estudio de la Universidad de Stanford, la autoconciencia y la adaptabilidad son claves para el liderazgo efectivo. Por lo mismo, si eres una persona "a veces un poco muy directa", trata de suavizar tus formas, pide feedback a tu equipo sobre qué le acomoda, y trata de adaptar tus modos a tu equipo.

4. Enfócate en los Hechos, no en las Personas

Utiliza datos y métricas: Presenta información objetiva, como cifras, gráficos y estadísticas. Esto ayuda a mantener la discusión en el terreno de los hechos. Evita el lenguaje subjetivo: En vez de decir "tu trabajo no es bueno", di "los resultados no cumplen con los objetivos establecidos". 

De esta manera tu lenguaje será 100% objetivo basado en datos duros y no una simple "percepción".

5. Sé Claro y Específico

Para cumplir el punto anterior es importante definir objetivos y expectativas: Al hablar de rendimiento, relaciona tus comentarios con metas específicas y resultados medibles. En lugar de comentarios vagos, utiliza ejemplos específicos para ilustrar tus puntos. De esta forma lograrás una mejor recepción por parte de tu equipo.

6. Escucha activamente:

La escucha activa permite que la otra persona exprese sus opiniones y preocupaciones. Esto muestra respeto y puede ofrecer una perspectiva adicional. Es por esto que se debe prestar atención a los distintos puntos de vista para mantener un ambiente laboral saludable.

7. Presenta Soluciones y Siguientes Pasos

Propón acciones concretas: Ofrece recomendaciones específicas y alcanzables para mejorar el rendimiento. Luego de eso puedes establecer un plan de seguimiento: Define claramente los próximos pasos y establece un marco temporal para revisar el progreso.

Ejemplo Práctico:

Supongamos entonces, cómo en el ejemplo previo que hay un proyecto que no ha cumplido los plazos establecidos. Aquí hay una forma de abordar la situación directamente con los miembros del equipo:

- Hechos y Datos: Se recomienda siempre partir con los hechos para abordar la situación: "El proyecto X debía completarse el 20 de mayo, pero según nuestros registros, estamos con un retraso de dos semanas."

- Claridad y Especificidad: "Esto ha afectado la planificación del siguiente proyecto, que ahora se retrasará también. Necesitamos ajustar nuestro cronograma."

- Empatía y Respeto: "Entiendo que han surgido desafíos inesperados que contribuyeron a este retraso, y aprecio el esfuerzo del equipo para intentar cumplir con los plazos."

- Soluciones y Siguientes Pasos: "Para evitar futuros retrasos, propongo que revisemos el proceso de planificación y establezcamos hitos más pequeños para monitorear el progreso de manera más efectiva. ¿Podemos programar una reunión para discutir esto y definir un nuevo plan de acción?"

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Conclusiones finales

Ser directo utilizando datos y métricas facilita una comunicación estratégica clara y efectiva, centrada en la mejora continua sin caer en críticas personales. Esto fomenta un ambiente de trabajo colaborativo y orientado a resultados. El feedback, positivo o negativo es fundamental para aumentar la productividad de los equipos. Por lo mismo, ser directo en el trabajo sin faltar el respeto o herir sentimientos es una habilidad vital que puede mejorar significativamente la dinámica del equipo y el rendimiento general. 

Al seguir estas estrategias basadas en investigaciones y ejemplos concretos, podemos comunicarnos de manera más efectiva, creando un ambiente de trabajo más productivo y positivo.

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