La importancia de la organización del departamento de recursos humanos

Esto pasa tanto en emprendimientos que recién comienzan, como en los que salen del período de incubación y marcha blanca, y también en los negocios ya consolidados.

En los primeros dos casos probablemente la empresa funcionó en modo "supervivencia" desde sus inicios y no dedicó mayor atención a su gestión de capital humano. Por ende, debe armar el área de RRHH desde cero.

En el tercero, en tanto, el negocio posiblemente ya realiza una gestión de personal más dedicada, por lo que debe decidir si expandir el área o no.

Sea cual sea el caso: la gestión de capital humano se vuelve más sofisticada. También influye el crecimiento esperado de la empresa, el apoyo e infraestructura que tendrán los colaboradores para funcionar, el tipo de industria, y la visión y clima laboral del negocio.

Sin embargo, hay un denominador común, según explica la asociación internacional de profesionales de capital humano Sociedad para la Gerencia del Recurso Humano (SHRM), basada en Estados Unidos y presente en 165 países.

Se trata de definir el tamaño y qué tipo de área de Recursos Humanos tendrá la empresa una vez que crezca.

Para eso deberá diagnosticar primero qué gestión de capital humano tiene la empresa actualmente. Este análisis permitirá priorizar objetivos, comprender si es necesario hacer cambios estéticos o estructurales, y definir una estrategia.

 En el caso de una startup o emprendimiento

De acuerdo con la SHRM, construir un área de RRHH desde cero incluye los siguientes ítems:

• Política de reclutamiento de trabajadores.
• Política de presupuesto de la empresa.
• Protocolo de apoyo legal.
• Cumplimiento legal.
• Política de beneficios laborales o bienestar.
• Sistema de pago de nómina/administración.
• Perfiles de cargo.
• Estructura de salarios.
• Manual del trabajador.
• Seguridad y prevención de riesgos laborales.
• Procedimiento de promociones y ascensos.
• Procedimientos de despidos.
• Gestión de datos del personal.
• Proceso de evaluación de desempeño.

En caso de una empresa ya establecida

Para una organización existente, el cambio en tanto pasa por evaluar qué ítems del listado anterior es prioritario mejorar, mantener o eliminar.

Para crecer al igual que el resto de la empresa, el área de Recursos Humanos debe evaluar el estado de sus actividades y determinar cómo se ajustará para apoyar el crecimiento de la Pyme sin llevar la estructura de trabajo instalada.

Con ese fin, debe responder las siguientes preguntas:

• ¿Cómo es la gestión del capital humano ahora? ¿Cumple con lo básico?
• ¿Para qué pretende expandir el área de Recursos Humanos?
• ¿Quién entiende mejor los procedimientos internos y se relaciona mejor con los tomadores de decisión?
• ¿Cuál es la cultura organizacional?

 ¿Cómo lograr un cambio exitoso?

La SHRM advierte que expandir el área puede ser una tarea más dura y cansadora que crear una nueva.

Muchas veces, las personas a cargo no saben cómo empezar. Normalmente, en estos procesos es cuando los líderes constatan las malas prácticas y vacíos de gestión.

La clave es fijar un período de tiempo para observar, escuchar y aprender las expectativas que el resto de la organización tiene para el área. Asimismo, establecer cuáles serán los apoyos y ayudas que los otros departamentos esperarán del área de Recursos Humanos.

Para eso, el área puede hacer las siguientes preguntas, y profundizar dependiendo de la necesidad detectada:

Estrategia organizacional

La estructura orgánica del departamento de recursos humanos debe considerar mantener la visión y misión de la empresa, definir los objetivos estratégicos actuales de la empresa y cómo cambiarán y cómo cumple el área de RRHH estos objetivos.

Nómina

El actual sistema de gestión de información de los pagos, registro de ingresos y horas trabajadas, ausencias, licencias, vacaciones, etc., ¿Funciona? ¿Cambiará?

Políticas de registro

¿Cuándo fue la última vez que la organización actualizó sus políticas de gestión de capital humano? Ahora que la empresa va a crecer, ¿será necesaria una nueva revisión? ¿Cuándo y por cuánto tiempo? ¿Será necesario contratar asesoría externa?

Administración de sueldos

¿Hay una estructura de salarios formal? ¿Cada cuánto se actualiza? ¿Cuándo fue la última vez? ¿Funciona o es necesario cambiarla? ¿Será un cambio interno o quedará a cargo de un proveedor?

Beneficios

¿Cuáles son los beneficios actualmente ofrecidos? ¿Son los que la empresa y los colaboradores necesitan? ¿Por qué sí o por qué no? ¿La empresa puede financiar nuevos beneficios?

Reclutamiento

¿Cómo y dónde se selecciona el personal en la empresa? ¿Hay uno o más responsables? ¿Cada cuánto hay vacantes, y cuántas son? ¿Cuántos nuevos cargos requiere la empresa en crecimiento? ¿Tiene la empresa los perfiles de cargo adecuados?

Orientación

¿El proceso de orientación de nuevos colaboradores es formal o informal? ¿Existe algún manual? ¿Hay registro de las actividades? ¿Quién es el responsable?

Desempeño

¿Hay evaluaciones de desempeño? ¿Son constantes? ¿Cada cuánto, y cuáles son su formato y duración? ¿Hay retroalimentación con líderes y colaboradores?

Datos

¿Los datos de los trabajadores están seguros? ¿Hay un sistema de registro formal o informal? ¿Están clasificados con algún sistema de documentación y registro oficial? ¿Quién tiene acceso a estos datos? ¿Hay protocolo de consulta?

Seguridad

¿La organización tiene un plan de seguridad? ¿Es visible para toda la empresa? ¿Hay un comité de seguridad? ¿El crecimiento y funcionamiento de la empresa requiere actualizar estas políticas?

Manuales

¿Hay manuales de información de seguridad e higiene laboral para los trabajadores? ¿Son visibles? ¿Dónde están? ¿Funcionan?

Capacitación

¿Capacita la empresa a sus trabajadores? ¿Cómo? ¿Es una tarea interna o está tercerizada? ¿Cuáles son las necesidades de capacitación para el negocio en crecimiento?

Relaciones laborales

¿La organización tiene procesos de sumarios internos? ¿Cuál es el protocolo? ¿Cuál es la frecuencia de las investigaciones? ¿Tiene políticas de acoso sexual? ¿Tiene protocolos de diversidad? ¿Aumentará su dotación de trabajadores hasta cumplir con el mínimo para la formación de un sindicato? ¿Tiene personas con experiencia en gestionar relaciones sindicales?

Una vez que el área de gestión de capital humano responda estas preguntas, podrá detectar las prácticas que funcionan bien, lo que es necesario optimizar, o lisa y llanamente cambiar o eliminar.

Recién entonces podrá poner en marcha un plan de acción en apoyo al crecimiento de la empresa, que cuente con la retroalimentación con los colaboradores.

Este plan deberá clasificar las acciones entre priorizar alta, mediana y baja. Luego, incorporar un calendario de trabajo de entre tres y seis meses, que incluya costos, metas con fecha específica, la razón de cada tarea, y resultados anticipados.

Conclusión

En el caso de una Pyme que deja atrás su etapa de incubación y puesta en marcha, y se enfoca en crecer, la organización del departamento de recursos humanos debe enfocarse en tomar forma.

Y su desarrollo será expedito siempre y cuando exista una planificación previa de parte del liderazgo, dice la SHRM.

De igual forma, el porte y tipo de área elegidos deberán estar alineados con los objetivos y necesidades de gestión de personal que requiera el crecimiento del negocio. 

Planifica, ten en cuenta las variables de tu negocio, su expansión ¡y organiza de la mejor manera tu departamento de recursos humanos!